Über das von der Gemeinde Kirchheim eingerichtete Online-Portal „Kita-Planer“ kann ein Betreuungsplatz direkt im Internet von den Eltern angefragt werden. Es vernetzt Verwaltung, Betreuungseinrichtungen und Familien. Die Eltern können sich über die bestehenden Angebote und deren Konzeptionen informieren. Über ein Onlineformular melden sie ihre Betreuungswünsche direkt bei den präferierten Einrichtungen an. Diese wiederum arbeiten mit kombinierten Wartelisten, die Mehrfachanmeldungen berücksichtigen. Zusagen für das neue Kindergartenjahr werden üblicherweise im Mai vergeben.
Vor der Aufnahme in den Kindergarten findet im Kindergarten ein Aufnahmegespräch bzw. ein Infoabend statt. Die Eltern erhalten eine Checkliste für den Start in das Kindergartenjahr und können einen Schnuppertag für ihr Kind vereinbaren.
Mit dem Abschluss des Bildungs- und Betreuungsvertrages wird die Aufnahme in den Kindergarten rechtskräftig.